Vrijdag 17 juni 2022 nam de Antwerpse ziekenhuisgroep GZA Ziekenhuizen ons elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX definitief in gebruik. Gerry De Rop is applicatiebeheerder bij GZA en vormde tijdens het EPD-implementatietraject een spilfiguur tussen de eindgebruikers en de ontwikkelaars. Hij vertelt wat de omschakeling naar een nieuw EPD inhield voor de IT-dienst en welke voordelen hieruit voortkomen.
EPD-implementatie is immense organisatie
De overstap naar een nieuw elektronisch patiëntendossier is een immense organisatie. Denk maar aan het enorme volume gegevens uit de oude systemen die moet worden overgebracht naar het nieuwe systeem. Gerry vertelt: "Binnen GZA zijn we al meer dan 20 jaar sterk geïnformatiseerd. Bij gebrek aan een betere optie hebben we in het verleden altijd geopteerd voor 'best of breed'. Dat hield in dat we specifieke IT-toepassingen implementeerden om bepaalde behoeften van een groep medewerkers in te vullen. Na verloop van tijd zaten we dus met tientallen toepassingen die allemaal met elkaar gekoppeld moesten worden, waardoor we uiteindelijk met een honderdtal koppelingen overbleven. Met HiX kozen we voor een meer monolithisch en overkoepelend systeem en zijn die oude toepassingen gelukkig grotendeels de deur uit."
"Nu bijna alles vervat zit in het EPD, beschikken we over veel minder koppelingen waardoor het een stuk eenvoudiger is om het allemaal te onderhouden. Dat is een groot voordeel voor de toekomst. Natuurlijk vroeg deze overstap van systemen wel om een enorme omschakeling want alle databases van die verschillende toepassingen moesten worden omgezet naar het nieuwe EPD. De data in die systemen waren vaak ook niet gestructureerd, wat een extra uitdaging met zich meebracht."
Meerwaarde voor het ziekenhuis
Een elektronisch patiëntendossier wordt natuurlijk in de eerste plaats geïmplementeerd om er vruchten van te plukken. Gerry vertelt: "Ik denk dat we de voordelen voor een stuk nog zullen moeten ontdekken in de komende periode. Het is wel zo dat HiX ten opzichte van ons vorige EPD een stuk intelligenter is en beter kan inspelen op de acties van eindgebruikers. Daarnaast zijn alle gegevens ook beter gestructureerd dan vroeger. Nu is het nog essentieel om eindgebruikers te overtuigen van het belang van gestructureerde registraties. Dat zal een grote meerwaarde bieden op vlak van statistieken en rapportering."
Samen naar de overkant
De Antwerpse ziekenhuisgroepen GZA en ZNA kozen samen voor EPD HiX. Een gemeenschappelijk patiëntendossier was een belangrijke stap om in de toekomst vlot te kunnen samenwerken en gegevens uit te wisselen. Eind juni kondigden beide ziekenhuizen dan ook aan dat ze in 2024 zullen fuseren naar Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS).
De inrichting van het EPD werd door beide organisaties samen vormgegeven. Gerry legt uit: "Vanaf het begin werden overkoepelende werkgroepen opgesteld waar medewerkers uit diverse diensten van GZA en ZNA samenkwamen. Denk aan verpleegkundigen, IT'ers, secretaresses, medewerkers van de biomedische en technische diensten, enzovoort. We gingen ervoor met het idee: we stappen samen in het bootje en we zorgen ervoor dat we samen aankomen. Die samenwerking is dan ook altijd goed verlopen. Tot op de dag van vandaag werken we overkoepelend en zit de expertise verdeeld over de verschillende werkgroepen. Dat is heel fijn om te zien en die samenwerking zal in de toekomst, met het oog op de fusie, alleen nog maar toenemen. Eigenlijk heeft IT het pad geëffend naar de verdere fusie."
Keihard werken
Naar het livegangmoment bij GZA werd maanden uitgekeken. "Ik denk dat iedereen toen dacht: oef, eindelijk", lacht Gerry. "Die eerste dagen hebben we met de IT-dienst bijna 72 uur aan een stuk keihard gewerkt en ons bed niet veel gezien. Er moesten nog verschillende tests gebeuren en enkele koppelingen gemaakt worden die enkel op dat laatste moment kunnen gebeuren. Het waren hele hectische dagen, maar dat wisten we op voorhand. Het is natuurlijk ook wel onderdeel van het spel en maakt het spannend. Wanneer dan uiteindelijk alles live gaat, is dat toch een pluim op onze hoed."
In september is het de beurt aan ZNA en ook tijdens deze livegang zal Gerry mee ondersteuning bieden. "We hebben nu eigenlijk nog maar de eerste horde genomen van het traject", verklaart Gerry. "ZNA is drie keer zo groot als GZA dus we zullen hen ongetwijfeld ook ondersteunen tijdens de livegang. Wij hebben wel al de kastanjes uit het vuur gehaald. De eerste problemen die bij de livegang van GZA aan het licht kwamen, zullen tegen de livegang van ZNA alvast opgelost zijn. Bovendien zullen de voordelen van HiX voor ZNA nog groter en beter voelbaar zijn, want zij werken momenteel nog met een papieren dossier."
