De implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD) is een complex traject dat veel tijd en energie van ziekenhuizen en hun medewerkers vergt. Vanzelfsprekend zijn er heel wat vragen en bezorgdheden. Dit artikel legt de vijf meestgestelde vragen over een EPD-implementatie bloot en geeft meteen antwoorden, tips en tricks.
1. Hoe lang duurt een EPD-implementatie?
Dit is vaak de eerste vraag die ziekenhuizen rond een EPD-implementatie hebben, maar helaas is hier geen eenduidig antwoord op. De duurtijd waarin een volledig EPD in een ziekenhuis ingevoerd kan worden, is sterk afhankelijk van de gekozen EPD-leverancier. In het algemeen varieert dit van één jaar tot vijf jaar (en zelfs meer).
Er zijn verschillende factoren die een invloed hebben op de duurtijd van het traject. De voornaamste is de keuze voor een big bang implementatie (waar alle onderdelen in één keer live gaan), dan wel een gefaseerde implementatie (waar per fase een deeltje van de software live gaat). Zorginstellingen die de implementatietermijn willen inkorten, kiezen voornamelijk voor een big bang implementatie. Hierin doorlopen ze een kort maar intensief traject. Een gefaseerde livegang duurt logischerwijs langer. Beide soorten implementaties kennen elk hun voor- en nadelen. Zo kan bij een big bang sneller gebruik gemaakt worden van de vele voordelen van het geïntegreerd werken, maar zal de zorginstelling gedurende korte periode veel werk dienen te verrichten. Bij een gefaseerde implementatie wordt dit gespreid, maar zullen koppelingen en deelsystemen langer beschikbaar moeten zijn (hetgeen een bijkomende kost met zich meebrengt) en wordt tijdelijk hybride gewerkt, wat foutgevoelig is. Het is belangrijk als zorginstelling voldoende op de hoogte te zijn van de gevolgen van de gekozen methodiek.
Om die reden is het opportuun om op voorhand voldoende navraag te doen bij de verschillende EPD-leveranciers: welke implementatiestrategie stellen zij voor en wat is de reden daarvoor? Stel je hierbij open op. Wat initieel geen optie kan lijken voor jouw zorginstelling, kan mits de juiste aanpak toch meer voordelen inhouden.
2. Wat zijn de grootste risico's en hoe worden die ingeperkt?
De implementatie van een softwaresysteem dat de gehele patiëntflow dekt, is geen sinecure. Het is belangrijk dat de risico's in kaart zijn gebracht en dat er op voorhand wordt nagedacht over risicobeperkende maatregelen, dan wel oplossingen indien de risico's zich alsnog voordoen. Specifieke aandacht dient hierbij geschonken te worden aan een ongewenste uitloop van het project, het mogelijk oplopen van de kosten, het niet aansluiten van het systeem op de werkprocessen van het ziekenhuis en slecht voorbereide eindgebruikers.
Een uitloop van het project en het oplopen van kosten zijn risico's die vaak hand in hand gaan. Om de motivatie van de projectmedewerkers te behouden en onvoorziene kosten te vermijden, is het belangrijk om op voorhand voldoende in gesprek te gaan met de leverancier. Zorg voor een goed inzicht in de planning, voorafgaand de implementatie. Zijn er mogelijke obstakels? Bespreek deze dan open met de leverancier. Zorg ook dat de verantwoordelijkheden voor beide partijen duidelijk zijn en voorzie projectleiders die voldoende zeggenschap en ervaring hebben om snel geïnformeerde beslissingen te maken. Maak goede afspraken met de leverancier en kies een leverancier met aantoonbare ervaring en successen.
Zorg er daarnaast voor dat het gekozen EPD tijdens de implementatie voldoende wordt afgestemd op de werkprocessen van het ziekenhuis. Controleer tijdens het aankoopproces hoeveel vrijheid de zorginstelling hierin krijgt. Toets ook de ervaring van de leverancier en wees hierbij voldoende kritisch. Een systeem dat aansluit op de werkprocessen is namelijk van groot belang om de eindgebruikers tevreden te maken en houden. Deze laatsten dienen ook voldoende opgeleid te zijn om met het systeem te werken. Een degelijk opleidingsplan is dan ook geen overbodige luxe. Geef eindgebruikers bovendien pas toegang tot het systeem van zodra ze de benodigde opleidingen hebben doorlopen.
3. Welke capaciteit moet mijn organisatie ter beschikking stellen om het implementatietraject tot een goed einde te brengen?
Dit is een logische vraag aangezien de bemensing langs de kant van het ziekenhuis een extra kost voor de zorginstelling inhoudt. De benodigde capaciteit is echter wederom afhankelijk van de leverancier en de gekozen implementatiemethodiek. Bij een big bang implementatie moet het personeel allemaal op hetzelfde moment worden klaargestoomd waardoor dit eventueel als een extra werkdruk kan worden ervaren. Bij een langer traject dat verschillende fases inhoudt, kan er uiteraard meer spreiding van het personeel zijn maar loopt men een risico op implementatievermoeidheid. Bovendien zullen aan het einde van de rit mogelijk evenveel (dan wel meer) full time equivalenten (FTE) benodigd geweest zijn.
Wederom is de boodschap hier om je voldoende te informeren bij de verschillende leveranciers. Zorg dat je vooraf het project helder hebt hoeveel projectmedewerkers benodigd zijn. Houd hierbij rekening dat naast IT-medewerkers ook artsen, paramedici, verpleegkundigen, administratieve medewerkers, et cetera, ingezet dienen te worden. Indien een EPD-leverancier geen melding van deze profielen maakt, ga dan na of dit klopt. Voor het afstemmen van het systeem op de werkprocessen van het ziekenhuis is de input van deze profielen immers onontbeerlijk.
4. Wat zijn de belangrijkste succesfactoren?
Een succesvol EPD-implementatietraject is niet alleen belangrijk voor de implementatie zelf, maar ook voor de aanvaarding van het EPD en de eindgebruikerstevredenheid gedurende de operationele fase. Om die reden is het belangrijk ook de grootste succesfactoren in acht te nemen. Samenwerking met en vertrouwen in de EPD-leverancier zijn hierin cruciaal. Zorg er dus voor dat je inzicht hebt in de werking van de EPD-leverancier en waarborg dat er voldoende ruimte is voor samenwerking en open dialoog. Dit creëert draagvlak binnen de organisatie om de EPD-implementatie tot een goed einde te brengen en waarborgt een EPD dat aansluit op de werking van de zorginstelling.
Een dergelijke samenwerking impliceert meteen ook de inzet van de juiste projectmedewerkers binnen de zorginstelling. Deze dienen beschikbaar te zijn op de afgesproken momenten. Zij moeten ook op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden gedurende het project en dienen zich te conformeren aan de afspraken (inclusief de deadlines). Hiertoe dienen zij degelijk opgeleid te zijn door de EPD-leverancier.
Verder is een duidelijk, haalbaar en gedetailleerd testplan primordiaal. Het EPD dient immers op alle vlakken grondig getest te worden vooraleer het ingezet kan worden. Het is aan te raden dat inzicht in dit testplan al van in het begin aanwezig is. Ga ook na hoe de EPD-leverancier ervoor zorgt dat issues die tijdens het testen oprijzen, opgelost worden.
5. Wat gebeurt er met de gegevens die ik al digitaal heb geregistreerd?
De conversie/migratie van reeds beschikbare digitale gegevens dient een belangrijk onderdeel te zijn van de EPD-implementatie. Dit zorgt er immers voor dat zorgverleners de gegevens uit het vorige systeem (of systemen) na livegang ook in het nieuwe EPD kunnen raadplegen.
Een dergelijke conversie gebeurt bij voorkeur geautomatiseerd om fouten bij de overname te voorkomen en om de werkdruk gedurende de implementatie te verlagen. Ga dus na hoe de EPD-leverancier hiermee omgaat. Ga ook niet te licht over de keuze wat betreft de te converteren gegevens. Welke gegevens dienen overgezet te worden en waar komen deze terecht in het nieuwe EPD? Zijn er datumgrenzen of wordt de gehele geschiedenis overgezet? Kan de data gestructureerd overgezet worden of via platte tekst? Et cetera. Verder is het testen van de geconverteerde gegevens belangrijk. Hierbij zijn verschillende tests mogelijk, zoals steekproeven, conversietellingen, et cetera.
Samenvattend komt het erop neer dat een degelijke uitvraag over het thema implementatie van groot belang is. Een duidelijk inzicht in de verschillende methoden van de verschillende leveranciers is belangrijk en kan nieuwe inzichten voortbrengen. Kies ook een leverancier die zijn beloftes kan waarmaken en verifieer dit bij andere zorginstellingen. Zo verhoog je de kans op een kwalitatief implementatietraject en een succesvolle livegang van het nieuwe EPD.
