Na een veelbewogen jaar voor de zorg kijken we terug op de gebruikersgroepen van Medicatie/Apotheek. We gaan in gesprek met een van de voorzitters, Nicole Botta. Nicole werkt al 15 jaar met HiX en is vanaf het begin betrokken bij de gebruikersgroepen. We praten over de co-creatie omtrent de topics, de digitale bijeenkomsten en de professionalisering van de gebruikersgroepen.
Hoe kijk je terug op de afgelopen periode wat betreft de gebruikersgroepen?
De gebruikersgroep is lang geleden heel klein begonnen. Het ziekenhuis waar ik toen werkte was het tweede ziekenhuis in Nederland dat met CS-Apotheek ging werken. De eerste ziekenhuizen die dit gebruikten, hadden veel onderling contact over hun wensen. Uiteindelijk groeide dit, onder leiding van Michiel Duyvendak, uit tot een landelijke gebruikersgroep. Inmiddels hebben we elf werkgroepen. Met meer dan honderd mensen zijn we bezig om verbeteringen door te voeren, nieuwe functionaliteiten te testen en niet goed functionerende processen aan te pakken. Daarvan merk je dat het effect begint te krijgen. In het begin ging het langzaam en soms zijn er nog steeds punten waarbij we veel geduld moeten hebben. Met de werkgroep EVS/PDMS hebben we een hele brede gebruikersgroep, waarin zowel Nederland als België zijn vertegenwoordigd. Er zijn veel verschillende typen gebruikers betrokken, zoals artsen, ziekenhuisapothekers en applicatiebeheerders. Dit zorgt voor veel verschillende invalshoeken, veel kennis en veel meningen. Dat maakt het erg mooi.
Welke toegevoegde waarde/meerwaarde heeft de gebruikersgroep?
Je zit met zoveel verschillende mensen van verschillende ziekenhuizen en met veel ervaring bij elkaar. Je kunt met elkaar sparren en daardoor met een goed concept richting ChipSoft komen. Hiermee vertegenwoordig je de wensen van alle deelnemende ziekenhuizen. Je krijgt een overkoepelend beeld van wat ongeveer gewenst is. Het is niet meer zo dat één iemand iets roept en dat iedereen dan moet veranderen. Er is wat dat betreft veel meer democratie.
Heb je een concreet voorbeeld van een mooie ontwikkeling die dankzij de gebruikersgroep gerealiseerd is?
De ontwikkelingen rondom poliklinisch voortgezette medicatie vind ik heel mooi. Voorheen kon alleen de voorschrijver de voortgezette thuismedicatie schrappen, om de klinische medicatie nog te kunnen wijzigen. Nu kan een andere arts dat ook. Deze ontwikkeling maakt het veel prettiger werkbaar, met minder frustraties. Chipsoft is daarnaast bezig om het "huisje" alsnog te kunnen toevoegen aan door een arts klinisch ingevoerde thuismedicatie. Op die manier wordt aangetoond dat de patiënt de medicatie thuis ook al gebruikte. Het ontwerp hiervoor zal binnenkort op het forum komen. Wat we nu ook gaan oppakken is het indicatiegericht voorschrijven. Momenteel wordt indicatiegericht voorschrijven door weinig tot geen ziekenhuizen gebruikt, omdat het functioneel voor zowel artsen als apothekers niet goed genoeg werkt. In plaats van een hele lange lijst met indicaties, wil je een beperkter lijstje aanbieden met daarin alleen de voor dat geneesmiddel relevante indicaties. Hier gaat een enthousiast groepje mee aan de slag.
Waar ben je het meest trots op wat betreft de gebruikersgroepen?
We zijn steeds professioneler bezig. Er wordt meer geluisterd naar wat wij als gebruikersgroep zeggen. Chipsoft zet zich echt in, we doen het veel meer samen. Dat vind ik wel echt veranderd in de afgelopen vijf jaar. Er zijn kortere lijntjes, er wordt sneller geschakeld en serieus naar vraagstukken gekeken. Wanneer iets niet mogelijk is, wordt door ChipSoft uitgelegd waarom dit niet kan. Samen kijken we dan naar eventuele andere mogelijkheden.
Hoe verlopen de digitale bijeenkomsten ten opzichte van de fysieke?
Ik vind het jammer dat we niet meer bij ChipSoft zitten. Dan kun je toch nog meer dingen met elkaar bespreken en ideeën uitwisselen, ook tijdens de lunch. We hebben nu 1,5 uur digitaal, ik vind dat intensiever. Je moet goed opletten wie wat zegt en je hebt weinig beeld erbij. Maar het is wel heel efficiënt. Niemand heeft reistijd, iedereen haakt op tijd aan. Het wordt goed begeleid, ook technisch gezien, met duidelijke links. Het bevalt dus op zich goed, alleen mis ik de contactmomenten. Ook blijft het een uitdaging om ervoor te zorgen dat mensen niet alleen luisteren, maar ook inbrengen. En ten slotte neemt corona natuurlijk extreem veel tijd in beslag voor iedereen. Daardoor blijft er minder tijd over om je met topics binnen de werkgroep bezig te houden.
Wat hoop je in de toekomst met de gebruikersgroep te bereiken?
We zitten op een stijgende lijn. Je wilt naar die top toe, waarbij je ideaal samenwerkt met elkaar. Ik hoop dat we op steeds efficiëntere wijze slagen kunnen maken en snel effect gaan zien van dingen die we bespreken. Het zou mooi zijn als je de dingen die je met elkaar besluit, ook direct terugziet in HiX. Dat stimuleert mensen ook om tijd te blijven investeren in de topics. Daarbij is het belangrijk dat iedere subgroep die zich binnen de werkgroep met een bepaald topic bezighoudt, een enthousiaste kartrekker heeft. Ik hoop dat SharePoint ook steeds beter gaat lopen en er meer input van andere ziekenhuizen komt. Hierdoor houden we scherp welke zaken er spelen en welke behoeften er liggen. Op die manier kunnen we ons als werkgroep daarop richten en het meest voor iedereen betekenen.
Nicole Botta, ziekenhuisapotheker